STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENDAFTARAN PESERTA LANGUAGE CENTRE

Institut KH. Ahmad Sanusi Sukabumi

  1. Tujuan

Memberikan panduan pelaksanaan pendaftaran peserta secara tertib, transparan, dan efisien pada seluruh program Language Centre.

  1. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh proses pendaftaran peserta program:

  • Pelatihan bahasa
  • Tes bahasa (TOEFL/TOAFL)
  • Kelas khusus atau pelatihan lainnya
  1. Pihak Terkait
  • Admin Language Centre
  • Koordinator Program
  • Peserta (mahasiswa, dosen, umum)
  1. Prosedur Pendaftaran
  2. Pendaftaran Online
  3. Peserta mengakses link/formulir pendaftaran resmi Language Centre.
  4. Peserta mengisi data diri secara lengkap dan benar:
  • Nama lengkap
  • Instansi/asal
  • Nomor kontak (WhatsApp/Email)
  • Program yang dipilih
    1. Peserta mengunggah dokumen yang diperlukan (jika ada).
    2. Peserta mengirim formulir pendaftaran.
    3. Sistem/Admin memberikan konfirmasi pendaftaran melalui email/WhatsApp.
    4. Pendaftaran Offline (Jika Disediakan)
    5. Peserta datang langsung ke kantor Language Centre.
    6. Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh admin.
    7. Menyerahkan dokumen pendukung (jika diperlukan).
    8. Admin memverifikasi data peserta.
    9. Peserta menerima bukti pendaftaran.
    10. Pembayaran
    11. Peserta melakukan pembayaran sesuai biaya program.
    12. Metode pembayaran:
  • Transfer bank / e-wallet / pembayaran langsung
    1. Peserta mengirim bukti pembayaran kepada admin.
    2. Admin melakukan verifikasi pembayaran.
    3. Konfirmasi dan Validasi
    4. Admin memvalidasi data dan pembayaran peserta.
    5. Peserta dinyatakan resmi terdaftar.
    6. Admin mengirim:
  • Jadwal kegiatan
  • Informasi teknis pelaksanaan
  • Grup komunikasi (WhatsApp/Telegram)
  1. Penutupan Pendaftaran
    1. Pendaftaran ditutup jika kuota telah terpenuhi atau sesuai jadwal.
    2. Admin mengumumkan penutupan melalui media resmi.
    3. Ketentuan Umum
  • Peserta wajib mengisi data dengan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
  • Pendaftaran dianggap sah setelah pembayaran terverifikasi.
  • Biaya yang telah dibayarkan tidak dapat dikembalikan (kecuali kebijakan tertentu).
  • Peserta wajib mengikuti aturan yang berlaku di Language Centre.
  1. Output
  • Data peserta terdaftar
  • Bukti pembayaran
  • Daftar hadir peserta program
  1. Waktu Layanan
  • Jam operasional: (isi sesuai kebijakan, misal Senin–Jumat, 08.00–16.00 WIB)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENDAFTARAN DAN PELAKSANAAN TES BAHASA (INGGRIS & ARAB) LANGUAGE CENTRE

Institut KH. Ahmad Sanusi Sukabumi

  1. Tujuan

Menjamin pelaksanaan pendaftaran hingga tes bahasa berjalan tertib, transparan, akuntabel, dan sesuai standar mutu.

  1. Ruang Lingkup

Meliputi proses:

  • Pendaftaran peserta
  • Verifikasi dan pembayaran
  • Penjadwalan
  • Pelaksanaan tes
  • Pengolahan hasil
  1. Pihak Terkait
  • Admin Language Centre
  • Koordinator Tes
  • Pengawas (Proctor)
  • Peserta Tes
  1. Prosedur Pelaksanaan
  2. Tahap Pendaftaran
  3. Peserta mengakses formulir pendaftaran (online/offline).
  4. Mengisi data lengkap:
  • Nama lengkap
  • Instansi/asal
  • Nomor identitas
  • Kontak (HP/Email)
  • Jenis tes (TOEFL/TOAFL)
    1. Mengunggah dokumen pendukung (jika diperlukan).
    2. Peserta menerima konfirmasi awal dari admin.
    3. Tahap Pembayaran
    4. Peserta melakukan pembayaran sesuai tarif yang berlaku.
    5. Mengirim bukti pembayaran kepada admin.
    6. Admin memverifikasi pembayaran maksimal 1×24 jam.
    7. Peserta yang telah terverifikasi dinyatakan terdaftar resmi.
    8. Penjadwalan Tes
    9. Admin menyusun jadwal tes berdasarkan kuota.
    10. Penempatan peserta ke sesi (tanggal, waktu, ruang/platform).
    11. Peserta menerima:
  • Jadwal tes
  • Tata tertib tes
  • Link/grup informasi
  1. Persiapan Pelaksanaan
    1. Koordinator memastikan kesiapan:
  • Ruang tes/lab bahasa
  • Perangkat (komputer/audio)
  • Soal tes
    1. Pengawas menerima briefing teknis.
    2. Daftar hadir dan dokumen tes disiapkan.
    3. Pelaksanaan Tes
    4. Peserta hadir 15–30 menit sebelum tes dimulai.
    5. Melakukan registrasi ulang dan verifikasi identitas.
    6. Pengawas memberikan pengarahan tata tertib.
    7. Tes dilaksanakan sesuai jenis:
  • Bahasa Inggris (TOEFL Prediction):Listening, Structure, Reading
  • Bahasa Arab (TOAFL):Istima’, Qira’ah, Tarkib
    1. Pengawas memastikan:
  • Ketertiban peserta
  • Tidak ada kecurangan
    1. Tes selesai sesuai durasi yang ditentukan.
    2. Pengolahan dan Hasil Tes
    3. Lembar jawaban dikumpulkan dan diverifikasi.
    4. Tim melakukan scoring dan validasi hasil.
    5. Hasil tes direkap oleh admin.
    6. Sertifikat/hasil diterbitkan dalam waktu maksimal (misal 3–5 hari kerja).
    7. Pengumuman Hasil
    8. Hasil disampaikan melalui:
  • Email/WhatsApp
  • Sistem/website (jika ada)
    1. Peserta dapat mengambil atau mengunduh sertifikat.
    2. Tata Tertib Peserta
  • Wajib hadir tepat waktu
  • Membawa identitas diri (KTP/KTM)
  • Dilarang membawa alat komunikasi saat tes berlangsung
  • Dilarang bekerja sama/mencontek
  • Wajib mematuhi instruksi pengawas
  1. Ketentuan Khusus
  • Peserta yang terlambat >15 menit tidak diperkenankan mengikuti tes
  • Tidak ada pengembalian biaya kecuali kebijakan tertentu
  • Pelanggaran tata tertib dapat menyebabkan diskualifikasi
  1. Output
  • Data peserta tes
  • Nilai hasil tes
  • Sertifikat resmi TOEFL/TOAFL
  1. Waktu Layanan
  • Pendaftaran: Senin–Jumat (jam kerja)
  • Pelaksanaan tes: sesuai jadwal yang ditetapkan
Scroll to Top